外贸出口业务全流程指南，从市场调研到最终交付

本文提供了一份全面的外贸出口业务全流程指南，旨在帮助从事或即将涉足外贸领域的企业和个人系统了解并掌握出口业务的各个环节。该指南从市场调研这一基础且关键的步骤开始，详细阐述了如何进行有效的市场分析，包括目标客户群体的定位、市场需求与趋势的洞察以及竞争对手的分析等，为后续的出口策略制定奠定坚实基础。，，指南逐步深入到出口业务的实际操作层面，涵盖了产品选型、价格策略制定、国际贸易条款与规则的熟悉、合同签订与执行、货物运输与保险、报关报检、外汇结算以及最终交付等全过程。每一步骤都配以详细的操作指南和注意事项，确保读者能够清晰理解并正确执行。，，通过这份指南，读者将能够全面了解外贸出口业务的完整流程，掌握关键节点和实操技巧，从而有效提升出口业务的效率与成功率，助力企业在国际市场上稳健发展。

打算内贸转外贸，或外贸刚入行的小伙伴，对于外贸的流程可能还不是很熟悉，希望有一份外贸出口业务的全套流程来帮助工作。

以下为大家整理了一份外贸出口业务全流程指南，从市场调研、客户开发、订单确认，到货物准备、报关运输、最终交付，逐一介绍每一个关键环节，一起了解吧~

一般来说，外贸的全流程主要包括以下步骤：

客户开发 >> 报价回盘 >> 订货签约 >> 付款方式 >> 备货生产 >> 验货质检 >> 包装方式 >> 委托报关 >> 货运装船 >> 运输保险 >> 提单交付 >> 银行结汇 >> 核销退税 >> 风险防范

01

客户开发

1、开发前期准备：

• 外部分析：深入了解所在行业、产品市场容量、发展趋势和前景。
• 内部梳理：明确公司产品类型、功能特性、市场定位、优势与不足，以及与竞品的对比分析。
• 产品精通：全面掌握产品特性、公司规模、生产流程、质量控制流程及原材料信息，确保对产品了如指掌。

要点：全面了解自家产品及竞品，实现知己知彼。

2、客户开发渠道：

• 线上渠道：利用独立网站、B2B平台（比如中国制造网）、海关数据、外贸软件、社交媒体、搜索引擎、分类信息网、论坛、线上展会、行业协会、黄页、电话沟通等多渠道开发客户。
• 线下渠道：通过目标市场地推、国内外行业展会直接接触潜在客户。

3、开发信与新媒体工具：

• 开发信：作为外贸业务的传统敲门砖，开发信对于扩展业务和培养新客户至关重要。
• 新媒体工具：在新媒体环境下，利用WhatsApp、电话沟通和社交媒体进行客户开发，可提高效率和互动性。

02

报价回盘

1. 报价方式：

• 采用国际贸易标准术语，如FOB（船上交货）、CFR（成本加运费）、CIF（成本、保险费加运费）等，确保报价的国际通用性。

2. 付款方式：

• 主要采用TT（电汇）和L/C（信用证）两种方式。TT分为前TT（发货前付款）和后TT（发货后付款），前TT对出口方较为有利。
• L/C作为银行出具的支付保证，确保出口方在收到信用证后安排发货，避免交易风险。

3. 运输方式：

• 根据产品特性和成本效益，选择快递、空运、海运或铁路运输。确保报价单中详细列明运输方式、集装箱装量等关键参数。

4. 报价构成：

• 报价计算公式：报价 = 货物成本 + 其他费用（如运费、杂费）+ 利润。
• 以服装为例，成本包括采购或生产成本(如果是让工厂生产的话，就是采购面辅料的费用+付给工厂的加工费用)；其他费用涵盖运费、报关费及日常运营成本；利润则为预期收益及可能的退税部分。
• 注意事项：在明确货物品名、型号、数量、包装规格、交货期限、付款条件和集装箱类型等信息的同时，确保理解报价中包含的所有成本和预期收益。

5. 汇率考量：

• 外贸交易通常以美元结算，需关注实时汇率变动，如1美元兑7.22人民币时，1000元人民币的货物报价为138.50美元。实时汇率将影响报价的准确性和竞争力。

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03

订货签约

贸易双方在报价达成一致后，买家正式订货。接下来，双方就商品细节、交易条件等进行协商，并签订《购货合同》。合同通常包括商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件等条款。

合同生效：合同一式两份，双方各执一份，加盖公章后生效。这适用于与大中型国外采购商的业务。

商业发票与形式发票：通常签订的是商业发票（Commercial Invoice, CI），它是交易的正式文件。形式发票（Proforma Invoice, PI）则是一种非正式的报价工具，不具备法律效力。

04

付款方式

国际贸易中常见的付款方式有信用证（L/C）、电汇（T/T）和直接付款（D/P）。

1. 信用证付款方式：

• 信用证由银行出具，为交易提供支付保证。
• 建议使用即期信用证，确保开证日期明确、完整。

信用证付款形式：

• 部分定金通过电汇（T/T advance）支付，尾款通过即期不可撤销信用证支付。
• 或者100%使用即期不可撤销信用证支付。

2. 电汇付款方式：

• 电汇是外汇现金结算方式，款项直接汇至公司指定账户。
• 分为前T/T（发货前全额付款）和后T/T（发货后根据提单副本付款）。

前T/T与后T/T：

• 前T/T对卖家较安全，但对买家风险较大。
• 后T/T为买家提供了一定程度的保障，如30%定金，70%余款根据提单副本支付。

3. 直接付款方式：

• 指买卖双方在交货时直接付款。
• 不建议境内现金交易，因为这会影响外汇退税。

风险提示：

• 检查客户打款信息的准确性，避免使用高风险支付方式。
• 对于新客户或信用不佳的客户，谨慎使用Paypal等可撤销支付方式。

05

备货生产

备货是贸易流程中的关键环节，需确保技术、品质、数量和交期符合合同要求。特别是在信用证(L/C)付款条件下，交期的准确性尤为重要。

核对内容：核实货物品质和规格是否符合合同要求，确保货物数量满足合同或信用证的规定，以及根据信用证和船期安排备货时间，确保船货衔接。

下达生产通知：在确认交货期后，根据付款方式（L/C、T/T或放帐）下达生产通知，并确保所有条件得到满足。

采购合同：制作详尽的采购合同，包括合同号、产品规格、数量、金额、验货方式、付款方式和索赔条款。

生产样品：根据客户需求，安排打样或寄送常规样品。对于定制样品，需签订样板合同并在收到样板费后安排生产。

支付定金：核对工厂账号信息，确保定金支付准确，并跟踪工厂收款情况。

跟踪生产进程：随时了解生产情况，确认货物尺寸和重量，并及时与客户沟通。建议在交货期前一周与货代订舱。

06

验货质检

备货完成后，需经过国家进出口商品检验检疫局检验，以符合出口要求。

检验流程：

1. 接受报验： 向商检机构提出检验请求。
2. 抽样： 商检机构派员进行现场检验和鉴定。
3. 检验： 根据合同和信用证要求，确定检验标准和方法。
4. 签发证书： 检验合格后，签发通关单或在报关单上加盖放行章。

第三方检验：客户可能要求提供第三方检验机构的证书或派员现场验货。确保及时联络和取得证书，特别是在L/C付款方式下。

07

包装方式

包装是产品的重要组成部分，对保护商品和确保运输安全至关重要。国内企业往往忽视这一点，但无论是民用、商用还是工业产品，都应在包装的保护性和运输标志上达到合格和专业标准。

货物包装形式：

1. 一般出口包装标准：遵循国际贸易通用的标准进行包装。
2. 特殊出口包装标准：根据客户的具体要求进行定制化包装。
3. 货物的包装和唛头：需严格检查核实，确保符合信用证的规定。

集装箱装货方式：

整装集装箱：直接在工厂装箱。

拼装集装箱：在工厂或海关仓库拼装。

集装箱类型：

(1) 按规格尺寸分：国际上通常使用的干货柜有：外尺寸为20英尺X8英尺X8英尺6吋，简称20尺货柜；

(2) 按制箱材料分：有铝合金集装箱、钢板集装箱、纤维板集装箱、玻璃钢集装箱；

(3) 按用途分：有干集装箱、冷冻集装箱、挂衣集装箱、开顶集装箱、框架集装箱、罐式集装箱。

08

委托报关

通关手续极为烦琐但极其重要，如不能顺利通关则无法完成交易。

1、属法定检验的出口商品须办出口商品检验证书。

2、须由专业持有报关证人员，持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。

现在很多公司都选择转交报关行、货代去办理，只需要在电子系统上确认授权，我们配合出具相关单据就可以了。

09

货运装船

向货代询价：对于CIF/CNF条款，应尽早向船公司询价，比较后选择合适的船公司，并告知客户。对于FOB条款，应提前两周订舱，确保工厂交货时间和船期协调。

给货代托单订舱：提供详细信息，如商品名称、数量、重量等，以便货代报价。

安排拖柜：货物准备好后，委托拖车公司提柜并装柜。提供必要资料给拖车公司，并确保装柜时间符合要求。

快递报关单证：将报关所需单证提交给货代，确保信息准确无误。

获得运输文件：开船后两天内提供提单补料内容，并核对提单样本。

联系货代实时跟进：开船后及时通知客户发货细节，并实时跟进运输状态。

是的，大部分外贸公司都有合作的货代公司，但我们需要实时跟进航运情况，随时跟货代负责人保持沟通，出了问题第一时间处理，如果客户那边有问题也需要及时安抚。同时自己也可通过海运、空运、快递等网站实时查询运输状态。

10

运输保险

由于出口到国外周期比较长，并且运输途中的风险都是未知的，为了减少不必要的损失，所以要投保货物运输保险，保险保障的是国内运往目的地卸货结束这段时间，假设在运输途中货物出现损坏或丢失，可以由保险公司理赔。

通常双方在签定《购货合同》中已事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。

11

提单交会

提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后，由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。

所签提单根据信用证所提要求份数签发，一般是三份。出口商留二份，办理退税等业务，一份寄给进口商用来办理提货等手续。

进行海运货物时：进口商必须持正本提单、箱单、发票来提取货物。（须由出口商将正本提单、箱单、发票、合同、原产地证等寄给进口商。）当然，也存在电放方式，那就不需要了，但是这里需要注意的是，如果选择电放，请确保货物尾款收齐后再如此操作，否则存在很大风险。

若是空运货物：则可直接用提单、箱单、发票的传真件来提取货物，空运提单不作货权凭证。所以，如果是空运，切记发货前收全货款。

12

银行结汇

1. 采用L/C（信用证）收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

2. 采用T/T（电汇）收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

3. 如果T/T收汇（电汇）的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

13

核销退税

核销：

• 首次申领核销单前需登记，领取后两个月内有效。
• 收汇后一个月内办理核销。

退税：

• 批准后30日内办理退税登记。
• 提供必要材料，根据增值税发票计算退税额。

订单结单：

• 完成后登记并存档文件。
• 整理文件，结算提成。
• 主动发送营销材料给客户。

14

风险防范

了解相关法规：掌握并运用进出口法律法规，规范业务操作，防范风险。

进行资信调查：慎重考察交易对象的身份和资信情况，验证营业执照的真实性，了解对方的资产信用和履约能力。

尽量规避风险：使用C组贸易术语（如：CFR、CIF、CPT、CIP等），严格审核单证，识别并修改假冒或“软条款”信用证。

签订严谨合同：在合同中订立详细条款，要求对方出具法人代表或委托书签字的文书。

保存各类单证：制定单证保管制度，分类归档，保留书面文件，做好审查把关。

希望以上外贸出口业务的全套流程指南能够帮助新手们快速掌握外贸出口的关键步骤，顺利开展国际贸易业务。

外贸过程中的每一个环节都至关重要，确保各项操作的规范和准确将为业务的成功打下坚实基础。

最后，下面提供一个外贸出口全流程的详细图示，帮助你更直观地理解整个流程。

外贸出口全流程图（详情版）